Guter Vorsatz: nie wieder Papierchaos

31.01.2018. Alle Jahre wieder nehmen wir uns vor, endlich für Ordnung unter unseren Dokumenten, Rechnungen und Kontoauszügen zu sorgen. Es wird Zeit, den inneren Schweinehund zu überwinden! Hier sind einige Tipps für mehr Zeit, Komfort und Entspannung.

Aufwendig Dokumente suchen

Bei dem einen landen sie in einer Schublade, bei dem anderen türmen sie sich in Regalen, auf Ablagen oder sogar auf Treppenstufen. Rechnungen, Kontoauszüge und andere Unterlagen. Eine solche "Ablage" erscheint zunächst bequem, um den Papierkram schnell aus den Augen zu bekommen. Wird jedoch ein bestimmtes Dokument gesucht oder steht die jährliche Steuererklärung an, wird es stressig - denn in einem solchen Durcheinander gestaltet sich die Suche aufwendig. "Unordnung führt zu Frustration, Wut und manchmal sogar zu körperlichen Beschwerden wie Kopf- und Magenschmerzen", attestiert Thomas Borchert von der Akademie für Ordnung.

Verjährungsfristen

Es gibt also viele gute Gründe, um endlich den guten Vorsatz in die Tat umzusetzen und aufzuräumen. Im ersten Schritt gilt es, alle Papiere rigoros auszusortieren, die nicht mehr benötigt werden. Auch Gebrauchsanweisungen für Geräte, die längst auf dem Sperrmüll gelandet sind, gehören dazu. Kontoauszüge machen häufig einen nicht unerheblichen Anteil des Stapels aus. Diese sollten allerdings nicht vorschnell geschreddert werden: "Im Streitfall können Kontoauszüge belegen, dass eine Rechnung beglichen wurde", erklärt Alexandra Adelmann von der Postbank. "Für Rechnungen gilt eine dreijährige Verjährungsfrist, die ab Ende des Jahres beginnt, in dem gekauft wurde. Bankbelege mit der entsprechenden Buchung sollten deshalb erst nach Ende dieser Frist entsorgt werden."

Ordnung halten ist besser als Ordnung schaffen

Nachdem der Papierstapel deutlich geschrumpft ist, empfiehlt Ordnungs-Experte Thomas Borchert, die Unterlagen zunächst in drei Stapel zu sortieren: Papiere, die abgelegt werden müssen, Unterlagen, die mit Aufgaben verbunden sind - zum Beispiel offene Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen -, und Ausgeliehenes, das an seinen Besitzer zurückgegeben werden muss. Sind die Aufgaben abgearbeitet und zum Beispiel Rechnungen bezahlt und Bücher auf dem Weg zu ihrem Besitzer, werden für die verbliebenen Papiere sinnvolle Kategorien und Unterkategorien entwickelt und entsprechende Ordner dafür angelegt. DIN-A4-Stehordner seien laut Thomas Borchert die erste Wahl, da Hängeordner dazu verführen, gedankenlos zu sammeln. Sortiert wird nach Datum, das aktuelle Dokument ganz oben. "Die wichtigsten Unterlagen, wie Geburtsurkunden, die Sozialversicherungsnummer, Steuerbescheide und Belege für teure Anschaffungen, sollte man in einem separaten Ordner zusammenfassen", meint Thomas Borchert. "Dann sind sie schnell auffindbar und griffbereit." Für die Zukunft rät der Ordnungs-Experte dazu, die Post möglichst sofort zu öffnen, zu bearbeiten und abzuheften - oder nicht Benötigtes konsequent wegzuwerfen.

Wer mit einem elektronisches Dokumentenmanagementsystem arbeiten möchte, sollte sich einmal das Programm ELO (Elektronischer Leitz-Ordner) anschauen.